ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Новоайдарського районного суду

Луганської області від 13.11.2013 р.№ 117

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ НОВОАЙДАРСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ЛУГАНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1 Положення про канцелярію Новоайдарського районного суду Луганської області (далі Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії Новоайдарського районного суду Луганської області.

1.2.     Канцелярія Новоайдарського районного суду Луганської області (далі - канцелярія) утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст. 149 Закону України “Про судоустрій і статус суддів.

1.3.     Канцелярія є структурним підрозділом Новоайдарського районного суду Луганської області та підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.

1.4.    Положення про канцелярію затверджується наказом керівника апарату суду за погодженням з головою суду.

1.5.    Зміни і доповнення до Положення вносяться керівником апарату суду за погодженням з головою суду.

1.6.    Структура, чисельність працівників канцелярії визначаються штатним розписом Новоайдарського районного суду Луганської області, затвердженими у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Луганській області і мають забезпечувати якісне виконання покладених на канцелярію завдань і функцій.

1.7.    Робота канцелярії ведеться згідно затверджених планів роботи суду.

1.8.     У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", «Про засади запобігання і протидії корупції», Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації України у Луганській області, цим Положенням.

1.9.     Канцелярія, в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій, співпрацює з іншими структурними підрозділами апарату (у разі їх утворення) та працівниками апарату суду.

II.           ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ.

2.1.     Забезпечення щоденного прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подаються до суду.

2.2.     Належний прийом, реєстрацію справ, заяв та інших передбачених законом документів (заяв, клопотань, скарг тощо), що подаються до суду та їх передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду.

2.3.     Передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду на виконання під розписку.

2.4.     Своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних.

2.5.    Реєстрація та відправка вихідної кореспонденції, що направляється за межі суду.

2.6.     Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ. Відповідальність за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

2.7.     Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

2.8.    Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

2.9.    Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання. Контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.

2.10. Облік виконавчих документів, які передаються для виконання до державної виконавчої служби.

2.11. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

2.12. Забезпечення своєчасного виконання постанов про помилування.

2.13. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

2.14.    Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

2.15.    Підготовка та передача до архіву суду судових справ, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

2.16. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

2.17.     Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.

2.18.    Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

2.19.     Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

2.20.     Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

2.21.   Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

2.22.   Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації в електронному вигляді.

2.23.   За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

2.24. Організація та здійснення підготовки довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

2.25. Проведення аналізу стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

2.26 . Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за допомогою техніко-технологічних засобів.

2.27.Складання та своєчасне подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України в Луганській області та іншим відповідним інстанціям, у відповідності до діючого законодавства.

2.30. Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.

2.31. Складання статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду, на звернення інших відомств.

2.32. Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судової статистики.

2.33. Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

2.34. Організація роботи архіву суду.

2.35. Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

2.36. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів, що закінчені провадженням.

2.37. Здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.

2.38. Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

2.39. Забезпечення видачі у необхідних випадках копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві суду.

2.40. Здійснення прийому громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

2.41.    Здійснення ведення електронного архіву (фонограм запису судових засідань

пристроями технічної фіксації судових засідань «Оберіг».

2.42.  Здійснення створення фонограм технічного фіксування судового процесу для осіб, які беруть участь у справі.

2.43.   Здійснення ознайомлення осіб, що беруть участь у справі з даними технічного фіксування судового процесу.

2.44.   Здійснення збереження архівних копій в архіві разом з упаковками, в яких вони надійшли.

2.45. Складання описів справ постійного і тимчасового зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

2.46. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

2.47.   Підготовка необхідних довідок на підставі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

2.48.     Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

2.49.   Контроль за додержання правил протипожежної безпеки та техніки безпеки в приміщенні архіву.

2.50.   Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.

2.51. Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

III.        ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАНЦЕЛЯРІЇ

3.1.    Канцелярію очолює старший секретар суду , який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

3.2. До складу канцелярії входять: секретарі суду, діловод, архіваріус.

3.3.    Старший секретар суду здійснює керівництво роботою канцелярії і відповідає за виконання покладених на канцелярію функцій і завдань.

3.4.    Працівники канцелярії призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

3.5.    Функціональні обов'язки, працівників канцелярії визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються наказами керівника апарату суду.

3.6.    Працівники канцелярії відповідно до їх прав та обов'язків, визначених посадовими інструкціями, наказами, розпорядженнями керівника апарату, вносять до бази даних автоматизованої системи документообігу передбачену Положенням "Про автоматизовану систему документообігу суду" інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

3.7.  Документація канцелярії ведеться відповідно до установленого в суді порядку та згідно із затвердженою номенклатурою справ, Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах України.

3.8.    Старший секретар суду:

-                планує роботу канцелярії, здійснює керівництво діяльністю канцелярії і несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на канцелярію;

-                розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;

-                організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;

-                забезпечує вдосконалення методів роботи канцелярії, своєчасне проходження і опрацювання документів;

- представляє канцелярію на зборах та нарадах працівників апарату суду;

-                здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

3.9.    У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником

апарату.

IV.       ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ КАНЦЕЛЯРІЇ.

4.1.    Працівники канцелярії мають право:

-                користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу" та іншими актами законодавства;

- на соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу;

- отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов'язків та завдань;

-                в установленому порядку отримувати від працівників суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;

- вносити в межах своєї компетенції пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;

- брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

4.2.    Працівники канцелярії наділені іншими правами, визначеними посадовими

інструкціями.

4.3.    Працівники канцелярії зобов'язані:

-                виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;

-                  забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;

-                  дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог

Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах України, Загальних правил поведінки державного службовця, Правил поведінки працівника суду, Правил внутрішнього трудового розпорядку суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;

- дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;

- виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;

- використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;

- постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

V.          ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

5.1.    Працівники канцелярії відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України "Про державну службу", законодавства України про боротьбу з корупцією несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, неякісне або несвоєчасне виконання посадових обов'язків і завдань, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.

VI.       ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ